Предыдущая публикация
Ошибка планирования: как правильно оценить сроки проекта?
Ошибкой планирования называют человеческую склонность сильно недооценивать время и ресурсы, которые требуются на задачу. Эта особенность мозга была отмечена психологами Даниэлом Канеманом и Амосом Тверски в 1979 г. — и неоднократно подтверждалась практикой.Многие известные проекты (например, постройка крупных зданий) завершались с колоссальным превышением сроков и бюджета. Поэтому если вы находитесь в режиме горящих дедлайнов — знайте, вы не одни.
Тем не менее, это можно исправить. Давайте выясним, как.
Время выполнения небольших работ можно оценить гораздо точнее. Сложив сроки, вы получите итоговый прогноз, приближённый к действительности. Такие расчёты удобно выполнять в электронных таблицах или программах-планировщиках.
Допустим, студия веб-разработки сделала сложный сайт для крупного клиента за 3 месяца. Это означает, что на следующий такой же проект времени потребуется не меньше.
Даже если в этот раз дизайн утвердили раньше и макет сделали в два раза быстрее. Это ещё одна «ловушка» для мозга: он автоматически переносит текущую скорость работ на все остальные задачи по проекту. Однако в реальности прогресс не бывает линейным, и может замедлиться в любой момент по самым разным причинам.
Если своих данных по аналогичным проектам нет, поищите чужие. В интернете можно найти истории компаний, которые работали с похожими заказами. Вы также можете спросить у знакомых или посмотреть, какие сроки предлагают клиентам конкуренты.
Не ждите, что оценка будет точной — но по крайней мере, она способна вернуть к реальности и помочь пересмотреть собственные ожидания.
1. Оптимистичный,
2. Пессимистичный,
3. Реалистичный.
Наши первые ожидания обычно оказываются оптимистичным прогнозом, поэтому можно начать с него. Затем представьте, что всё пошло не так, и каждый этап затянулся — это будет пессимистичным прогнозом.
Реалистичные сроки станут чем-то средним между оптимистичными и пессимистичными. Лучше поставить их чуть ближе к последним, ведь человеческий фактор и досадные неожиданности встречаются чаще, чем хотелось бы.
Когда оценка сроков приблизительна, её можно смело умножать в 1,5-2 раза. В зависимости от сложности проекта коэффициент может быть даже выше. Разумеется, этот способ не может быть единственным ориентиром при установке дедлайнов. Зато он удобен в быту: например, при планировании ремонта.
В управлении проектами важна гибкость. Не расстраивайтесь, если один дедлайн сорвётся — а заранее подумайте, что будете делать в таком случае. Имейте наготове запасной план: кому передать задачу, если ответственный сотрудник заболел, когда предупреждать клиента о задержке и т.п.
Тем не менее, это можно исправить. Давайте выясним, как.
1. Дробить задачи
Оптимистичный мозг любит выделять на проект меньше времени, чем занимает выполнение его отдельных этапов. Чтобы избежать этого заблуждения, разделите главную задачу на последовательные шаги, а их — на ещё более мелкие подзадачи. Согласование результатов и бюрократические моменты тоже стоит учесть.Время выполнения небольших работ можно оценить гораздо точнее. Сложив сроки, вы получите итоговый прогноз, приближённый к действительности. Такие расчёты удобно выполнять в электронных таблицах или программах-планировщиках.
2. Вести учёт времени
Запускайте таймер во время выполнения обычных задач — чтобы знать, сколько в среднем они занимают. Воспринимайте это не как контроль, а как основу для будущего планирования.3. Учитывать предыдущий опыт
Главный парадокс, который приводит к ошибке планирования — люди «забывают» о том, сколько времени занимала та же задача в прошлом. Вернее, они помнят — но почему-то отказываются перенести эти знания на сегодняшнюю ситуацию.Допустим, студия веб-разработки сделала сложный сайт для крупного клиента за 3 месяца. Это означает, что на следующий такой же проект времени потребуется не меньше.
Даже если в этот раз дизайн утвердили раньше и макет сделали в два раза быстрее. Это ещё одна «ловушка» для мозга: он автоматически переносит текущую скорость работ на все остальные задачи по проекту. Однако в реальности прогресс не бывает линейным, и может замедлиться в любой момент по самым разным причинам.
Если своих данных по аналогичным проектам нет, поищите чужие. В интернете можно найти истории компаний, которые работали с похожими заказами. Вы также можете спросить у знакомых или посмотреть, какие сроки предлагают клиентам конкуренты.
4. Узнать взгляд со стороны
Когда данных по похожим работам нет, можно попросить об оценке кого-то незаинтересованного. Коллеги из своего отдела могут переоценить свои силы, руководитель хочет результат поскорее — поэтому лучше найти человека, вообще не связанного с проектом.Не ждите, что оценка будет точной — но по крайней мере, она способна вернуть к реальности и помочь пересмотреть собственные ожидания.
5. Построить несколько прогнозов
Ещё один способ сделать планы более взвешенными — построить сразу три прогноза:1. Оптимистичный,
2. Пессимистичный,
3. Реалистичный.
Наши первые ожидания обычно оказываются оптимистичным прогнозом, поэтому можно начать с него. Затем представьте, что всё пошло не так, и каждый этап затянулся — это будет пессимистичным прогнозом.
Реалистичные сроки станут чем-то средним между оптимистичными и пессимистичными. Лучше поставить их чуть ближе к последним, ведь человеческий фактор и досадные неожиданности встречаются чаще, чем хотелось бы.
6. Заложить ещё больше часов
Каким бы точным ни был ваш прогноз, увеличьте его на 20-30%. Считайте это корректировкой на независимые внешние факторы. С одной стороны, вы подстрахуете себя от непредвиденных задержек. С другой стороны, если справитесь раньше — все останутся довольны.Когда оценка сроков приблизительна, её можно смело умножать в 1,5-2 раза. В зависимости от сложности проекта коэффициент может быть даже выше. Разумеется, этот способ не может быть единственным ориентиром при установке дедлайнов. Зато он удобен в быту: например, при планировании ремонта.
Даже если всё спланировано консервативно, и срок взят с запасом — будьте готовы, что планы нарушатся, и их придётся менять.
В управлении проектами важна гибкость. Не расстраивайтесь, если один дедлайн сорвётся — а заранее подумайте, что будете делать в таком случае. Имейте наготове запасной план: кому передать задачу, если ответственный сотрудник заболел, когда предупреждать клиента о задержке и т.п.
Точное планирование — мастерство, против освоения которого выступает наш собственный мозг. Если вы сможете преодолеть этот барьер, вы получите огромное конкурентное преимущество.
Следующая публикация
— если было полезно!
Комментарии 1